Proteção de dados pessoais: tudo o que precisa de saber

A proteção de dados pessoais é uma exigência legal e ética para todas as marcas – mas como respeitar de forma prática? 

Todas as empresas têm a obrigação de proteger e cuidar dos dados dos seus clientes. Mas com tantas fontes de informação, com o número crescente de ciberataques e com a enorme quantidade de dados armazenados, esta missão é cada vez mais difícil. Descubra o que é realmente a proteção de dados e como fazer de forma prática.

O que é a proteção de dados pessoais?

A proteção de dados pessoais refere-se ao conjunto de práticas destinadas a garantir a privacidade e a segurança das informações pessoais de indivíduos. Este conceito abrange a forma como os dados pessoais são recolhidos, armazenados, processados e partilhados, com o objetivo de proteger os direitos e liberdades das pessoas relativamente à sua informação pessoal.

Os dados pessoais são informações que permitem identificar, direta ou indiretamente, uma pessoa singular. Podem ser: 

• Informações de identificação: Nome, endereço, número de telefone, e-mail.
• Dados financeiros: Número de conta bancária ou cartões de crédito.
• Dados de localização: Endereços IP, localização geográfica.
• Informações online: Identificadores digitais, comportamento de navegação.

Proteção de dados pessoais: porque é importante

Na União Europeia, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) estabelece regras claras sobre como os dados devem ser recolhidos, processados e armazenados. As autoridades de proteção de dados têm à sua disposição várias opções para lidar com infratores. Em casos mais leves, pode ser emitida uma advertência. Já em casos de infração comprovada, podem ser aplicadas as sanções de repreensão, proibição temporária ou definitiva do tratamento e uma coima máxima de 20 milhões de euros ou 4 % do volume de negócios total anual da empresa a nível mundial.

As coimas impostas em cada caso terão em conta vários fatores, como a natureza, a gravidade e a duração da infração, o seu caráter intencional ou negligente, eventuais ações tomadas para atenuar os danos sofridos pelas pessoas, e o grau de cooperação da organização.

Para além de evitar multas, a proteção de dados é essencial para manter a confiança dos clientes e parceiros. Incidentes de violação de dados podem prejudicar gravemente a reputação de uma empresa e levar à perda de clientes. A proteção de dados também assegura a integridade das informações e previne que sejam alteradas ou manipuladas, de forma não autorizada. Isto é especialmente importante em contextos como registos médicos, dados financeiros e documentos legais, onde a precisão e a integridade das informações são cruciais.

O que diz o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD)

Na Europa, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) estabelece diretrizes rigorosas para a recolha, processamento e armazenamento de dados pessoais. Estes são os pontos chave que todas as empresas devem considerar:

• Consentimento. A sua empresa deve obter o consentimento explícito dos indivíduos antes de recolher ou processar os seus dados pessoais. Este consentimento deve ser informado, livre e específico.
• Direito de acesso e retificação. Os indivíduos têm o direito de aceder aos seus dados pessoais e pedir a sua correção ou eliminação. A sua empresa deve ter processos específicos em vigor para cumprir esses pedidos.
• Segurança e proteção. As empresas devem implementar medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, perda ou divulgação indevida. Pode incluir a utilização de criptografia, firewalls e sistemas de deteção de intrusões.
• Notificação de violação de dados. Em caso de violação de dados, a sua empresa deve notificar a Comissão Nacional de Proteção de Dados e os indivíduos afetados, sempre que a violação possa colocar em risco os seus direitos e liberdades.
• Responsável pelo tratamento de dados. A empresa deve nomear um responsável pelo tratamento de dados (DPO) para garantir que são cumpridas todas as exigências do RGPD e para servir como ponto de contacto com as autoridades.

Como implementar uma política de proteção de dados pessoais

Para proteger os dados dos seus clientes e colaboradores de forma prática, siga estas dicas.

1. Realize uma auditoria de dados

Identifique os dados pessoais que a sua empresa recolhe, onde são armazenados e como são processados. Inclua todos os sistemas, aplicações e fornecedores externos envolvidos.

Em simultâneo, avalie os riscos associados ao tratamento desses dados, considerando fatores como vulnerabilidades de segurança, acessos não autorizados e possíveis impactos em caso de violação. 

2. Crie uma política de privacidade

Crie uma política de privacidade clara e acessível que explique como a empresa recolhe, utiliza e protege os dados pessoais. Assegure-se de que está de acordo com os requisitos legais e que é inequívoca.

3. Estabeleça procedimentos para lidar com os dados

Elabore procedimentos e protocolos detalhados para a recolha, armazenamento, acesso e eliminação de dados pessoais, bem como para responder a pedidos de acesso, correção ou eliminação.

3. Nomeie um responsável pelo tratamento de dados 

Se a sua empresa processa grandes volumes de dados ou dados sensíveis, nomeie um DPO (Data Processing Officer) para supervisionar as atividades de proteção de dados e garantir a conformidade com as normas legais A pessoa responsável deve monitorizar o cumprimento das políticas, fornecer aconselhamento sobre proteção de dados e atuar como ponto de contacto com as autoridades.

4. Implemente medidas de segurança adequadas

Utilize criptografia para proteger dados que estão a ser ativamente usados ou transferidos, e também os dados que apenas estão armazenados. Garanta que apenas pessoas autorizadas possam aceder às informações. 

5. Estabeleça procedimentos para responder a incidentes

Desenvolva um plano detalhado para dar resposta a violações de dados, incluindo a identificação da violação, contenção, erradicação, recuperação e comunicação com a autoridade e com os afetados.

6. Forme e sensibilize a equipa

Realize sessões de formação regulares para os funcionários sobre as políticas de proteção de dados, melhores práticas de segurança e procedimentos a seguir em caso de incidentes. Pode até ir mais longe e realizar simulações de incidentes de segurança e testes de vulnerabilidade para melhor preparar os funcionários para lidar com situações reais.

7. Faça a devida gestão de empresas subcontratadas

Se a sua empresa trabalha com terceiros que processam dados pessoais em seu nome, assegure-se de que estes também cumprem com as exigências do RGPD. Estabeleça acordos que especifiquem claramente as responsabilidades de cada parte em relação à proteção de dados.

Dados pessoais na publicidade: como se proteger

Como garantir a proteção de dados pessoais em campanhas de publicidade? As boas práticas incluem os princípios atrás referidos, mas existem outros aspetos que devem ser considerados:

• Consentimento claro para marketing direto: Se a campanha envolve marketing direto, como e-mails ou SMS, obtenha consentimento prévio e explícito dos indivíduos antes de enviar qualquer comunicação. Facilite também o cancelamento de subscrições a qualquer momento.
• Segmentação de audiência com dados anonimizados: Em vez de utilizar dados pessoais identificáveis para segmentação de anúncios, recorra a dados anonimizados ou pseudonimizados. Isso ajuda a proteger a identidade dos indivíduos enquanto ainda permite uma segmentação eficaz da campanha.
• Transparência no uso de dados: Sempre que recolher dados para uma campanha, forneça informações claras e acessíveis sobre como esses dados serão usados. Inclua detalhes sobre os tipos de dados recolhidos, a finalidade da coleta, e o período de retenção.
• Limitação de retenção de dados: Estabeleça políticas claras para a retenção de dados recolhidos em campanhas publicitárias. Os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para os propósitos definidos e eliminados de forma segura após o término da campanha.
• Integração de privacidade desde a conceção: Ao desenvolver uma nova campanha publicitária, integre princípios de proteção de dados desde o início (Privacy by Design). Isso inclui minimizar a recolha de dados, maximizar a anonimização, e garantir que todos os processos estejam em conformidade com as regulamentações.
• Implemente mecanismos de opt-out fáceis: para dar a possibilidade de sair das campanhas publicitárias de forma fácil e transparente, respeitando a sua escolha e processando rapidamente as solicitações de exclusão.
• Criação de um regulamento claro para concursos e promoções: Sempre que organizar um concurso ou promoção, desenvolva um regulamento detalhado que explique claramente como os dados pessoais dos participantes serão recolhidos, processados e utilizados. Inclua informações sobre a finalidade do tratamento, o período de retenção dos dados, e como os participantes podem exercer os seus direitos (como acesso, retificação ou eliminação de dados).

• Escolha fornecedores e parceiros de confiança: na JCDecaux, as nossas campanhas já são desenhadas para estar conformidade com o GDPR.

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