Ter um bom plano de comunicação é essencial para chegar às audiências certas, ver resultados concretos e aumentar as vendas e a notoriedade da sua marca. Descubra o que é um plano de comunicação, quais os elementos indispensáveis e como preparar para a sua empresa.
O que é um plano de comunicação?
Um plano de comunicação é um resumo das iniciativas da empresa nesta área em direção a objetivos específicos e mensuráveis. Dito doutro modo, é como um roteiro que organiza a forma, os meios, o conteúdo, as audiências e os momentos da comunicação, fornecendo uma ordem de tarefas e ações a cumprir.
Um bom plano de comunicação deve conter alguns elementos-chave, como informações sobre o público-alvo, objetivos de comunicação, canais de distribuição e a mensagem a transmitir em cada momento. Para além disso, é importante que inclua também a delegação de tarefas e o orçamento. Todos estes elementos devem ser descritos de forma clara e concisa, evitando generalizações vagas e traduzindo-se em ações concretas, números reais e prazos realistas.
Quais as vantagens de criar um plano de comunicação?
Criar um plano de comunicação apresenta várias vantagens, de um maior foco à coordenação da equipa:
- Maior foco das equipas. Um plano de comunicação permite que toda a equipa saiba exatamente o que fazer e quando o fazer, o que evita decisões não planeadas e poupa tempo e recursos;
- Comunicação mais adequada e dirigida à audiência. Qualquer plano é feito de escolhas e prioridades. A criação de um plano de comunicação obriga a escolher os meios e mensagens mais eficientes, considerando as características, necessidades e motivações únicas do público;
- Alinhamento da comunicação. Um plano de comunicação esclarece o papel e as responsabilidades de cada membro da equipa. Isto ajuda a prevenir a duplicação de esforços, evitar mensagens que podem confundir o público e a articular uma comunicação consistente entre os vários canais;
- Investimento mais eficiente. Um plano de comunicação ajuda a aumentar o retorno sobre o investimento, ao estabelecer e permitir acompanhar os resultados, fazer os ajustes necessários e medir o sucesso das campanhas. Desta forma, o orçamento é utilizado de forma pragmática para alcançar os resultados desejados.
Como criar um plano de comunicação passo-a-passo
Criar um bom plano de comunicação exige disciplina e deve ser feito seguindo um conjunto de passos bem estabelecidos para produzir um resultado realmente útil para a organização.
1. Avalie a sua situação atual
Antes de começar a preparar o seu plano de comunicação, é importante fazer um ponto de situação objetivo da sua situação atual de comunicação. Comece por avaliar as campanhas do último ano para analisar o que funcionou e o que não trouxe resultados. Esta análise deve cobrir todos os meios de comunicação (TV, rádio, exterior, digital) de forma quantitativa, com indicadores como vendas, alcance ou cobertura. É o primeiro passo para saber o que vale a pena replicar e o que deve ser abandonado.
2. Conheça o seu público-alvo
Este passo é crucial na preparação do seu plano de comunicação, porque daqui dependem todos os outros passos seguintes. Só depois de conhecer quem quer atingir é que poderá ajustar o conteúdo da mensagem, o tom, os canais e os tempos, de forma que o processo seja coerente. Comunicar para diferentes grupos pode implicar canais e métodos distintos para alcançar cada um deles.
3. Estude a concorrência
Antes de avançar para um plano de comunicação, avalie o que a concorrência está a fazer. Quais são os seus canais e mensagens principais? Que produtos mais destaca? Comunica num tom mais formal ou informal, criativo ou institucional? Em comunicação física ou digital? Procure identificar lacunas que a sua empresa possa explorar, de forma a marcar a diferença.
3. Escolha os canais
Depois de conhecer a concorrência, é altura de escolher os canais de comunicação. Tenha sempre em mente que, para cada tipo de mensagem, podem existir canais de comunicação mais adequado. O melhor mix de canais depende das características do seu público, do tipo de produto e do orçamento disponível. Os mais comuns são a televisão, os canais digitais e a publicidade outdoor, com mupis, empenas ou outras soluções de grande formato desenvolvidas pela JCDecaux.
Entre os meios de publicidade exterior, o Digital Out-of-Home em particular tem sofrido uma enorme evolução, com tecnologia avançada que permite segmentar e interagir com as audiências. É possível, por exemplo, criar campanhas inovadoras com realidade aumentada ou virtual – iniciativas que mostram bem a importância de escolher os canais certos para cada audiência.
5. Defina métricas de sucesso
O passo seguinte é definir as métricas que vão indicar o sucesso ou insucesso de cada campanha, em cada canal de comunicação. Certifique-se de escolher as métricas relevantes que realmente consigam avaliar o cumprimento dos objetivos estabelecidos e que acrescentem valor ao seu negócio. Algumas das métricas mais úteis podem ser o número de visitas ao site, o número de inscrições na newsletter, ou vendas em cada canal – em suma, KPI que traduzem um maior grau de envolvimento do público com a sua marca.
6. Execute o plano e avalie os resultados
Chega, por fim, o momento de colocar em prática tudo o que foi anteriormente definido. Para isso, certifique-se de que todas as tarefas estão claramente atribuídas e calendarizadas, e conte com parceiros especializados que ajudam a materializar a sua visão. Na JCDecaux, encontra uma equipa experiente que pode ajudar a desenhar e implementar soluções inovadoras de comunicação exterior.
À medida que vai executando o plano de comunicação, é altura de avaliar os resultados, de forma a saber o que está a funcionar e o que precisa de ser ajustado. Para isso, é necessário um acompanhamento regular com base em dados – as métricas que definiu nos passos anteriores.
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